23 februari 2018

Voldoen aan de AVG: “Gebruik je gezond verstand”

Terugblikken op een geslaagd privacyseminar

Mensen in een zaal luisterend naar een presentatie

Op donderdag 22 februari jl. organiseerde Thuiswinkel.org een gratis privacyseminar voor haar leden. Het seminar stond natuurlijk in het teken van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de nieuwe privacywet die dit jaar op 25 mei in werking treedt. Dat dit onderwerp enorm leeft onder webwinkeliers, bleek wel aan de grote opkomst. De bezoekers kregen tips waarmee ze hun privacybeleid verder kunnen optimaliseren. En dat is niet voor niets, aldus keynotespreker Aleid Wolfsen, voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). “Als je klanten echt koning zijn, behandel hun gegevens dan ook op een koninklijke manier.”

Dagvoorzitter Wijnand Jongen, directeur van Thuiswinkel.org, trapte de kennismiddag af en vertelde dat het Thuiswinkel Privacyseminar het begin vormde van de privacymaand van de belangenvereniging. Maart staat grotendeels in het teken van alles wat met privacy te maken heeft en dat komt onder andere tot uiting in relevante interviews en artikelen op de site, een speciale privacynieuwsbrief en een webinar op 22 maart.

Vervolgens nam Léon Mölenberg, jurist bij Thuiswinkel.org, het woord en hij gaf de volle zaal een algemene introductie van de AVG. Hij vertelde de aanwezigen over de totstandkoming van de nieuwe privacywet, waarom deze wordt ingevoerd en wat de belangrijkste onderwerpen uit de verordening zijn.

Praktische kennissessies

Nu iedereen meer inzicht had gekregen in de theorie achter de AVG, was het tijd voor de praktischere invulling van het seminar. Het publiek werd opgedeeld in drie groepen, die in drie sessies praktische workshops gingen volgen.

Zo ging Léon dieper in op de onderwerpen die hij in zijn plenaire sessie had aangestipt. Veel tijd om zijn presentatie chronologisch af te werken bleek er niet te zijn, want al gauw kreeg hij vanuit het publiek vragen over bewaartermijnen op zich afgevuurd. Een populair onderwerp deze middag, zou later ook blijken. De aanwezigen wilden vooral van Léon weten hoelang je persoonsgegevens mag bewaren, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven of het sturen van relevante aanbiedingen. Hierop kon geen eenduidig worden gegeven, omdat het van veel verschillende factoren afhangt, waaronder het type product. De tip van Léon: geef zelf aan wat de consument mag verwachten qua bewaartermijn. Als je dit redelijkerwijs kunt onderbouwen richting de toezichthouder, voorkom je nare verrassingen. Zowel voor de consument als voor jezelf.

In de tweede sessie vertelde Michelle Wijnant, juridisch adviseur privacy bij ICTRecht, over toestemming en informatieverplichting onder de AVG. Zij bracht deze lastige onderwerpen terug tot kleine, behapbare stukjes waardoor ze een stuk eenvoudiger te begrijpen waren. Daarnaast beantwoordde ze nog een aantal moeilijke vragen uit het publiek, waarin ook de bewaartermijnen weer even de revue passeerden. Op een vraag wat te doen met oude mailtjes, aangezien hier ook persoonsgegevens van klanten, personeelsleden of leveranciers in kunnen staan, gaf Michelle aan dat je hier inderdaad voorzichtig mee moest zijn. Deze gegevens worden in feite niet meer gebruikt en moeten worden verwijderd onder de AVG. Een goede reden om dan eindelijk maar eens je inbox op te schonen.

De Thuiswinkel Privacytool helpt leden verder

Na de pauze volgde de derde en laatste kennissessie, waarin Vincent Romviel en Elaine Oldhoff, juristen bij Thuiswinkel.org, hun publiek op een praktische manier door de Thuiswinkel Privacytool loodsten. Ze lieten zien hoe je met de tool eenvoudig verschillende verwerkersovereenkomsten kunt aanmaken en vertelden daarbij waar je op moest letten. Daarnaast beantwoordden ze vragen uit het publiek en lieten ze zien dat het voldoen aan de AVG niet alleen een enorme opgave is, maar ook een grote kans. Consumenten geven namelijk aan dat zij meer en meer gebruik gaan maken van hun privacyrechten. Webshops die hun privacyzaakjes snel en het beste op orde hebben, kunnen dus een grote slag slaan op dit gebied.

AP is er om webwinkels te helpen

Niemand minder dan Aleid Wolfsen sloot het officiële gedeelte van het privacyseminar af in de plenaire zaal. De voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, stelde de aanwezige webwinkeliers bovenal gerust. Ze hoeven niet bang te zijn dat de AP zich vooralsnog keihard richting hen gaat opstellen; de toezichthouder is er vooral om webshops en andere bedrijven te helpen waar nodig. Ook op internationaal gebied.

Maar Aleid benadrukte wel dat webshops de AVG serieus moeten nemen en hun gezond verstand moeten gebruiken bij het voldoen aan de nieuwe privacywet. Veel onderdelen kunnen namelijk zelf  worden ingevuld, zolang je dat maar goed kunt beargumenteren. En denk daarbij ook vanuit je klanten, want zij zorgen nog altijd voor het brood op de plank van webwinkeliers. Met de woorden “Als je klanten echt koning zijn, behandel hun gegevens dan ook op een koninklijke manier” besluit Aleid Wolfsen het Thuiswinkel Privacyseminar, een bijzonder geslaagd evenement waar de aanwezigen veel nuttige informatie over de AVG hebben kunnen ophalen.

Download de presentaties

Vincent Romviel Wil je de presentatie van het Thuiswinkel Privacyseminar nog een keer rustig doornemen? Download ze hier. Heb je nog vragen over de AVG of de Thuiswinkel Privacytool? Neem dan contact op met Vincent Romviel (), jurist bij Thuiswinkel.org.