AP publiceert praktische AVG-sjablonen voor mkb: ook relevant voor webshops

Heeft jouw webshop een actueel verwerkingsregister en een privacyverklaring die nog aansluiten bij de dagelijkse praktijk? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft twee nieuwe sjablonen gepubliceerd die ondernemers hierbij kunnen helpen. Het gaat om een sjabloon voor een verwerkingsregister en een sjabloon voor een privacyverklaring. Met deze documenten kunnen ondernemers eenvoudiger inzicht krijgen in hun gegevensverwerkingen en klanten beter informeren over het gebruik van persoonsgegevens.

Praktische hulpmiddelen voor webshops

Vrijwel iedere webshop verwerkt persoonsgegevens. Denk aan naam- en adresgegevens voor het bezorgen van bestellingen, contactgegevens voor klantenservice en gegevens voor de verwerking van betalingen. Daarnaast maken veel webshops gebruik van nieuwsbrieven, klantaccounts, reviewsystemen of analyse- en marketingtools.

Om aan de AVG te voldoen, moet duidelijk zijn welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt en hoe hierover wordt gecommuniceerd naar consumenten. De nieuwe sjablonen van de AP kunnen daarbij een praktisch startpunt bieden.

Het verwerkingsregister: overzicht van alle gegevensverwerkingen

Een van de gepubliceerde documenten is een sjabloon voor een verwerkingsregister. In een verwerkingsregister leg je vast welke persoonsgegevens je verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, met welke partijen gegevens worden gedeeld en hoe lang gegevens worden bewaard.

Voor webshops is een actueel verwerkingsregister niet alleen van belang voor de naleving van de AVG. Het helpt ook om inzicht te krijgen in alle gegevensstromen binnen de organisatie. Daarnaast kan het register worden gebruikt bij het opstellen van verwerkersovereenkomsten, het afhandelen van verzoeken van betrokkenen en het reageren op een eventueel datalek. De AP wijst er bovendien op dat een goed bijgehouden verwerkingsregister kan helpen om sneller vast te stellen welke persoonsgegevens geraakt zijn wanneer zich een incident voordoet.

De AP heeft het sjabloon voorzien van voorbeeldtabellen voor verschillende sectoren, waaronder retail. Daardoor kunnen veel webshops het document relatief eenvoudig aanpassen aan hun eigen situatie.

De privacyverklaring: transparantie voor consumenten

Naast het verwerkingsregister heeft de AP ook een sjabloon voor een privacyverklaring gepubliceerd. Een privacyverklaring geeft consumenten inzicht in wat een onderneming met persoonsgegevens doet. Hierin wordt onder meer uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt, welke rechten consumenten hebben en hoe zij deze rechten kunnen uitoefenen.

Een duidelijke privacyverklaring is niet alleen een wettelijke verplichting, maar draagt ook bij aan het vertrouwen van consumenten. Klanten willen weten welke gegevens worden verzameld, met welke partijen gegevens worden gedeeld en hoe zij hun privacyrechten kunnen uitoefenen.

De AP benadrukt daarnaast dat privacy-informatie niet alleen in een privacyverklaring thuishoort. Ook op momenten waarop persoonsgegevens worden verzameld, bijvoorbeeld via een contactformulier of nieuwsbriefinschrijving, moet duidelijk worden uitgelegd wat er met die gegevens gebeurt. Daarbij moet eenvoudig kunnen worden verwezen naar de privacyverklaring voor meer informatie.

Een goed vertrekpunt, maar geen kant-en-klare oplossing

De nieuwe sjablonen kunnen veel ondernemers helpen bij het opstellen of actualiseren van hun privacydocumentatie. Tegelijkertijd blijft het belangrijk om de documenten af te stemmen op de eigen bedrijfsvoering. Iedere webshop verwerkt persoonsgegevens op een andere manier en gebruikt andere systemen, leveranciers en processen.

Voor webshops die bijvoorbeeld gebruikmaken van externe marketingplatformen, reviewsystemen, betaaldienstverleners, trackingtechnologieën of AI-toepassingen kan aanvullende documentatie of een verdere uitwerking nodig zijn. De sjablonen vormen daarom een nuttige basis, maar vervangen geen beoordeling van de eigen situatie.

Vragen?

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met de juridische afdeling van Thuiswinkel.org via juridisch@thuiswinkel.org.