31 maart 2021

E-fulfilment na Brexit

Vlaggen VK en EU

Velen zullen de beelden hebben gezien van enorme vrachtverkeerfiles bij de Britse grens, of de updates gelezen hebben waarin grote koeriers aankondigden hun werkzaamheden tussen Europa en het VK op te schorten. Onze business partner Salesupply is met hun expert Ludo Verlinden (Global Business Development Manager Fulfilment) in gesprek gegaan over de huidige stand van zaken omtrent e-fulfilment na Brexit.

Hoe staat het er nu voor met Brexit?

“Het regent zorgwekkend nieuws omtrent cross-border logistiek en Brexit. Dat de Brexit eraan zat te komen was duidelijk, maar hoe en wat is een lange tijd erg vaag gebleven. Te lang kunnen we nu wel concluderen. In december kregen we de eerste voortekenen te zien en toen Brexit in januari volledig van kracht was, werd de schade pas echt duidelijk.”

“Het is zelfs zo erg dat ambtenaren van het Britse ministerie van Internationale Handel, Britse organisaties die producten exporteren naar de EU adviseren om binnen de EU bedrijven op te richten om zo de cross-border problemen te omzeilen.”

Wat is precies het probleem?

“Voor de verkoper zijn de voornaamste problemen vertragingen, extra kosten en de verschillende procedures. We hebben vier hoofdthema's geïdentificeerd die de meeste Brexit-hoofdpijn veroorzaken:

1. Papierwerk en vertraging bij de douane

Sinds Brexit zijn zowel vervoerders als bedrijven verplicht om bepaalde informatie aan de douane te verstrekken. Hun IT-systemen zijn echter niet altijd in staat om deze informatie te verwerken. Voor elk pakket moeten vervoerders HS-codes, land van herkomst, GB EORI-nummers, GB btw-nummers en een commercial invoice (zowel op papier als digitaal) verstrekken.

Welke gegevens moeten op een commercial invoice worden vermeld?

“In het geval dat een pakket vanuit Europa naar het VK wordt verzonden, moet de commercial invoice het volgende bevatten: land van herkomst, verkoopwaarde betaald door de eindgebruiker, verkopergegevens, ontvanger NAW informatie, GB btw, GB EORI nummer DDP verzonden.”

Deze gegevens zijn niet onmogelijk te achterhalen; het probleem ligt bij de systemen van de vervoerder, de ondernemer of beide. Als je deze gegevens niet in jouw systemen (WMS, TMS of e-commerce back-end) hebt verwerkt, wordt het pakket tegengehouden bij de douane en dit zorgt voor vertragingen en ontevreden klanten.

2. BTW

Sinds Brexit moeten bedrijven 20% btw innen (in het geval van levering vanuit EU naar het VK) en moeten ze zich registreren om een lokaal btw-nummer te verkrijgen. Dit nummer wordt gebruikt voor de btw-administratie per kwartaal in het VK en voor het indienen hiervan bij HMRC.

“Wanneer bestellingen het bedrag van £135 overschrijden, wordt het lastig. Onder dit bedrag betaal je periodiek de btw, maar voor orders boven dit bedrag moeten de btw-en eventuele importtoeslagen volledig worden betaald voordat het pakket wordt bezorgd. Hiervoor heb je een zogenaamde DDP (Duty Delivered Paid) vervoerder nodig die dit kan voorfinancieren. Veel vervoerders bieden deze service niet vanwege de vereiste douane-deposito’s bij HMRC."

Hoe zit het met vervoerders die deze service niet bieden, kunnen ze nog steeds opereren?

“Dat kan. Deze manier van werken heet DAP (voorheen bekend als DDU), maar is verre van ideaal. Werken met een DAP-vervoerder betekent dat de klant de btw moet betalen voordat hij/zij de bestelling fysiek ontvangt. Dit zijn onverwachte kosten voor de klant die zeker voor ontevredenheid zullen zorgen. Voor bedrijven betekenen DAP-zendingen dat ze hun klantenserviceteam mogen uitbreiden; veeleisende klanten zullen deze onaangename financiële verrassing namelijk niet waarderen.”

3. Extra kosten en toeslagen

Brexit heeft zakendoen over de grens duurder gemaakt. Als de administratieve en fiscale regels alleen al niet lastig genoeg waren, heffen vervoerders nu toeslagen voor verzending van - en naar het VK. Van de EU naar het VK zijn toeslagen van €20 normaal en van het VK naar de EU liggen die toeslagen nog hoger. De exportambtenaren van de Britse regering adviseren daarom Britse bedrijven dan ook om een deel van hun activiteiten naar de EU te verplaatsen.

De meeste producten die in cross-border e-commerce worden verkocht worden buiten de EU geproduceerd. Dit veroorzaakt een enorme export-uitdaging voor Britse bedrijven die zaken doen met de EU. Britse bedrijven die vanuit Azië naar hun warehouse in het VK verzenden en van daaruit hun EU fulfilment uitvoeren, moeten nu twee keer importtoeslagen betalen. Dat is de reden waarom veel Britse bedrijven hun strategie wijzigen; velen verzenden een deel van hun producten rechtstreeks vanuit Azië naar een warehouse binnen de EU en het andere deel naar hun warehouse in het VK.       

4. Covid-19

“Laten we niet vergeten dat deze historische gebeurtenis plaatsvond tijdens een andere historische gebeurtenis: de COVID-19 pandemie. Dit is belangrijk omdat vervoerders momenteel een pakketvolume verwerken dat ze pas in 2025 verwacht hadden te verwerken - zonder dat ze hun workforce hierop hebben kunnen aanpassen. Ze werken op maximale capaciteit zonder de extra operationele werklast die Brexit met zich meebrengt. Hoewel veel grenzen al of gedeeltelijk gesloten zijn, worden de wachttijden bij de douane steeds langer, wat frustraties veroorzaakt bij veeleisende online consumenten."

Wat kunnen cross-border bedrijven, met alle uitdagingen die je zojuist noemde, doen om aantrekkelijk te blijven voor hun internationale klanten?

“Als je alle bovenstaande uitdagingen zo leest lijkt het inderdaad op het einde van cross-border e-commerce van- en naar het VK, maar zo erg hoeft het niet te zijn. We hebben twee oplossingen waarmee cross-border e-commerce business kan blijven draaien:

Cross-border levering
Als je om strategische of operationele doeleinden pakketten cross border wilt blijven verzenden, zorg er dan voor dat je:
  • het papierwerk en de systemen op orde hebt;
  • samenwerkt met een vervoerder die dit ook op orde heeft: een vervoerder met een goede douane-infrastructuur;
  • ervoor zorgt dat jouw carrier DDP kan verzenden, vooral voor bestellingen van meer dan £135;
  • vervoerder geen onredelijke toeslagen in rekening brengt.

Vanuit Salesupply adviseren we onze klanten met de volgende optie:

Go local 

Besteed jouw fulfilment uit in het VK of (voor Britse bedrijven) in de EU. Het lijkt misschien een gedoe, maar tegenwoordig is dat niet het geval omdat de meeste systemen plug-and-play zijn. Het lokaal uitbesteden van jouw fulfilment heeft twee grote voordelen:

  • 24-uurs levering, vrijwel onmogelijk als je internationaal verzendt en zo belangrijk om te concurreren in e-commerce;
  • lagere bezorgkosten omdat je lokaal verzendt:

- Voor EU-bedrijven vanaf £4 - £4,5 voor 24-uurs levering op het vasteland van het VK.
- Voor Britse bedrijven vanaf €4 - €5 voor 24-uurs levering in de grootste Europese e-commerce markten.

Meer weten?

Neem contact op met onze business partner Salesupply.