24 februari 2021

Bereid je magazijn voor op groei

Magazijnmedewerker

Door de coronacrisis hebben veel fysieke winkels tijdelijk hun deuren moeten sluiten. Veel webshops zijn hierdoor in korte tijd veel meer bestellingen gaan verwerken. Door de spontane groei was het voor veel webshopeigenaren een uitdaging om in korte tijd de toename in bestellingen in het magazijn aan te kunnen. Voor spontane groei wil je snel kunnen opschalen, maar voor verwachte groei is het juist beter om naar de fundatie van je magazijn te kijken.

In dit artikel geeft Picqer, business partner van Thuiswinkel.org, je tips om je voor te bereiden op verwachte en onverwachte groei. 

 

Plotseling meer bestellingen verwerken

 Stel, van de ene op de andere dag verdubbelen je bestellingen. Dit is wat veel webshops het afgelopen jaar hebben meegemaakt. Om in de toekomst een sterke spontane groei aan te kunnen is het verstandig om hierop voor te bereiden. 

Extra personeel
Op drukke momenten kun je wel wat extra handen gebruiken. Bekijk daarom alvast hoe je snel voor extra personeel zorgt wanneer het onverwachts druk wordt. Plaats bijvoorbeeld nu al een vacature voor oproepkrachten die je bijstaan tijdens piekmomenten. Dit personeel schakel je dan ook in wanneer het onverwachts langer druk blijft.

Wil je niet constant oproepkrachten in dienst hebben? Ga dan eens in gesprek met een uitzendbureau. Zij stellen uitzendkrachten ter beschikking die jou kunnen ondersteunen tijdens drukke momenten. 

Kom je afspraken na
In je webshop doe je beloften aan klanten. Denk hierbij aan: “Vandaag besteld, morgen in huis”. Je creëert een verwachting die je moet nakomen om te zorgen voor een tevreden klant.

In alle drukte van spontane groei kun je soms deze beloften niet waarmaken. Om aan de verwachtingen van je klant te voldoen, is het goed om dit zo snel mogelijk aan te geven. Meld dit bijvoorbeeld bij het selecteren van een bezorgmethode, of stuur de klant een mailtje wanneer het duidelijk is dat je de afspraak niet gaat halen. Zo is je klant op de hoogte en raakt hij minder snel geïrriteerd wanneer het pakketje later wordt bezorgd.  

Blijft het een langere tijd druk in het magazijn? Bekijk dan kritisch of je je bezorgafspraken na kunt blijven komen. Twijfel je hier over? Pas de belofte dan aan op je website. Het is beter om klanten te verrassen met een pakket dat de volgende dag geleverd wordt dan teleurstellen met een te laat pakket.

Zorg voor rust
In een goed lopend magazijn is rust het allerbelangrijkst. Zelfs in drukke perioden. Doe daarom het voorwerk op rustige momenten, zodat je klaar bent voor wanneer het druk wordt. Voorbeelden hiervan zijn: 

• Voorraad tellen
• Inkoopbestellingen verwerken 
• Dozen vouwen.

Je creëert rust in je magazijn door het overzicht te bewaren. Plan daarom dagelijks opruimmomenten in. In een opgeruimd magazijn loop je makkelijker, bewaar je het overzicht en voorkom je ongelukken.

Bereid je voor op geleidelijke groei

Verwacht je dat je webshop gaat groeien? Kijk dan naar hoe je magazijn is ingericht en zorg dat je bent voorbereid op groei. Zo word je in de toekomst niet overweldigd. Tijdens groei wil je dat je sneller werkt. Maar sneller werken doe je het beste door rust en structuur in je magazijn te brengen en het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken. Want wanneer de basis goed geregeld is, komt de snelheid vanzelf.

Standaardiseer processen

Een magazijn werkt het beste wanneer iedereen op dezelfde manier werkt. De taken zijn dan duidelijk en iedereen weet hoe het magazijn werkt. Met standaardprocessen zorg je hiervoor. Daarnaast werk je met standaardprocessen snel nieuwe medewerkers in, waardoor je gemakkelijk opschaalt wanneer je extra handen kunt gebruiken.

Voorbeelden van processen die je kunt standaardiseren, zijn: 

  • Binnenkomende inkoopbestellingen verwerken
  • Bestellingen picken en versturen
  • Geretourneerde producten verwerken

Maak een standaardproces door een procesbeschrijving uit te werken. Bij het maken van het proces dwing je jezelf te bedenken hoe jij wilt dat dingen in je magazijn gebeuren. Beschrijf elke stap in duidelijke taal en plak het standaardproces op de muur, zodat iedereen dit kan raadplegen. 

Een voorbeeld van een uitgewerkt standaardproces zien? Bekijk picqer.com/nl/standaard-processen 

Structuur
Met een goede structuur in je magazijn weet iedereen precies waar alles ligt. Zo hoeft niemand te zoeken en wordt er sneller gepickt.  

Een goede structuur krijg je door locaties te nummeren. Door dit nummer zo specifiek mogelijk te maken en op de picklijst te vermelden is het voor pickers gemakkelijk om snel producten te vinden. Duid daarom elk gangpad, stelling en vak goed aan. 

Een voorbeeld van een locatienummer zie je in onderstaand voorbeeld:


Loop minder

Om tijd te besparen wil je dat medewerkers zo min mogelijk lopen. Dit doe je door producten die je vaak verkoopt op makkelijk toegankelijke locaties te leggen. Maak een inschatting van je bestverkopende producten en plaats deze zo dicht mogelijk bij de paktafel. Zo zijn deze altijd binnen handbereik en bespaar je veel tijd door niet je hele magazijn door te hoeven lopen.

Je kunt ook veel tijd besparen door bestellingen te groeperen en deze in één keer te picken. Dit heet batchpicking. Zo hoef je maar één keer door je magazijn te lopen om meerdere bestellingen te verzamelen. 

Picken en inpakken gescheiden

Op drukke momenten kan het veel tijd opleveren om taken op te splitsen. Bereid je hierop voor door deze taken vooraf duidelijk te hebben. Werk hier bijvoorbeeld een standaardproces voor uit. 

Een taak die je kunt opsplitsen, is bijvoorbeeld het picken en inpakken. Naast dat het rust oplevert, heb je nu twee personen die een bestelling controleren voordat je deze verstuurt. Zo voorkom je onnodige fouten in drukke perioden.

Gebruik magazijnsoftware
Door de bovenstaande tips te gebruiken zorg je dat je snel kunt schakelen bij spontane drukte en ben je voorbereid bent op geplande groei. Verwerk je meer dan vijftig bestellingen per dag en kun je nog wat extra hulp in je magazijn gebruiken? Dan kan magazijnsoftware zoals Picqer zorgen voor meer grip op je magazijn. Wil je weten hoe Picqer jouw magazijn kan helpen? Laat je in een demo adviseren door een van onze magazijnexperts. 

Wil jij meer vertrouwen en een hogere conversie?

Lid zijn van Thuiswinkel.org heeft veel voordelen. De belangrijkste voordelen op een rij:

  • Meer conversie door Thuiswinkel Waarborg-logo op je webshop.
  • Vertrouwen van consumenten door Thuiswinkel Waarborg Reviews.
  • Gratis hulp en ondersteuning op juridisch gebied (tools, tips en vraagbaak).
  • Wij komen op voor jouw belangen in Den Haag en Brussel.
  • Gratis of met korting toegang tot ons netwerk, kennis, events, onderzoeksrapporten en meer.

Bekijk de rest van de voordelen ofWord meteen lid