Vang de drukte van de feestdagen op met een livechat op je website

Blog van onze business partner Trengo

Vrouw die zichzelf uitrekt voor een beeldscherm

Het is tijd om je klantenservice team klaar te stomen voor the most wonderful time of the year. Of beter gezegd: voor een roodgloeiende telefoon, een ontplofte mailbox en een eindeloze stroom aan chatberichten.

Een van de beste manieren om wat druk van de ketel te halen is door een livechat op je website te plaatsen. In dit artikel leg ik aan de hand van vier tips uit hoe je dat kunt doen.

Stuur een feestelijke begroeting

Het kan door de drukte zo zijn dat de klant wat langer moet wachten op een antwoord. Door het gebruiken van een automatische livechat greeting stel je de klant hiervan op de hoogte. Zo’n begroeting kan er als volgt uit zien:

"Ho-ho-ho! 🎅 Bedankt voor je berichtje. Omdat wij erg druk zijn met het op tijd bezorgen van alle pakketjes, kan een reactie wat langer duren dan je van ons gewend bent. Wij proberen binnen 24 uur contact met je op te nemen. Fijne feestdagen namens team [bedrijfsnaam]."

Dit geeft je team tijd en ruimte om de chats op te pakken en schept duidelijke verwachtingen voor de klant.

Gebruik quick replies voor veelgestelde vragen

Het is handig om quick replies in te zetten voor veelgestelde vragen. Zo hoeft je klantenserviceteam niet steeds dezelfde antwoorden opnieuw te formuleren. Bijvoorbeeld: “Klopt het dat mijn pakketje er nog niet is?” Antwoord: “De post heeft het momenteel erg druk. Hierdoor kan de verzending vertraagd zijn. Excuses voor het ongemak!”

Ondersteun je livechat met een helpcenter

In sommige widgets is het mogelijk om naast het starten van een livechat direct een helpcenter te benaderen. Hierin zijn antwoorden op veelgestelde vragen te vinden.

Via een livechat greeting kun je de klant ook wijzen op je helpcenter. Wie weet is de klant daarmee al geholpen nog voordat er live support aan te pas hoeft te komen.

Toon empathie naar de klant

Niet alleen voor ons, maar ook voor de klant zijn de feestdagen een stressvolle periode. Klachten zijn dan ook onvermijdelijk. Het gaat erom hoe we daarmee omgaan.

Daar waar het via e-mail lastiger en ongebruikelijker is om een informele toon te voeren, is dit op livechat algemeen geaccepteerd. Dit maakt het makkelijker om vriendelijk over te komen. Door snel heen-en-weer te berichten kom je er samen met de klant sneller uit.

Bij e-mailsupport wachten klanten op kant-en-klare antwoorden. Via livechat kun je eerst even zeggen 'Wat vervelend' en vervolgens de tijd nemen voor het vinden van een geschikte oplossing.

Klaar voor de feestdagen

Door zélfs in de drukte uitstekende service te leveren, zijn de feestdagen de uitgelezen kans om klanten omver te blazen en aan je te binden. Heel veel succes in de komende periode, dat je maar heel veel klanten blij mag maken. After all, it really is the most wonderful time of the year!

Meer tips en informatie?

Onze business partners delen graag praktische tips en/of interessante aanbiedingen, waarmee retailers nog beter voorbereid het feestdagenseizoen in kunnen gaan. Benieuwd?

Ga naar onze speciale actiepagina